○広川町文書規程
平成13年11月16日
規程第36号
第1章 総則
(目的)
第1条 この規程は、条例その他別に定めがあるもののほか、本町における文書の取扱いについて基本的な事項を定めることにより、文書事務の円滑かつ適正な実施を図ることを目的とする。
(文書取扱いの原則)
第2条 事務の処理は、文書をもって行うことを原則とする。
2 文書は、すべて正確、迅速、ていねいに取り扱い、常にその処理経過を明らかにし、事務能率の向上に資するよう努めなければならない。
3 電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をもって事務の処理を行う場合、その取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
(定義)
第3条 この規程における用語の意義は、次のとおりとする。
(1) 文書 町において取り扱うすべての書類をいう。
(2) 課 広川町役場行政組織規程(平成27年広川町告示第44号)第1条に規定する課、広川町教育委員会事務局庶務規則(平成13年広川町教育委員会規則第8号)第2条に規定する課、広川町議会事務局設置条例(昭和40年広川町条例第6号)第1条に規定する事務局及び広川町農業委員会事務局設置規程(平成8年広川町農業委員会規程第1号)第1条に規定する事務局をいう。
(文書の区分)
第4条 文書は、法規文書、公示文書、令達文書及び一般文書に区分する。
2 法規文書
(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)の規定に基づき町議会の議決を経て制定するもの
(2) 規則 地方自治法の規定に基づき、町長又は町の執行機関が、その権限に属する事務に関し制定するもの
3 公示文書
(1) 告示 一定の事項を権限又は法令に基づいて公式に広く一般に対して公示するもの
(2) 公告 一定の事項を広く一般又は個人に対して周知させるため告示するもの
4 令達文書
(1) 訓令 庁内一般又は特定の課等若しくはこれらの職員に対して事務処理又は一定事項につき命令するもので例規となるもの
(2) 達 一定又は特定のものに対して、命令するもの
5 一般文書
(1) 庁内文書 本町の課相互間において発収する文書
(2) 庁外文書 前号以外の文書及びその他職員が職務上作成するもの
(文書主管課長の職務)
第5条 総務課長(以下「文書主管課長」という。)は、本町における文書事務の指導監督その他文書事務を総括する。
2 文書主管課長は、必要と認めるときは、各課が行う文書事務の処理状況について必要な調査を行い、又は関係帳簿及び資料の提出を求め、その結果に基づいて課、局、室及び所の長(以下「所属長」という。)に対し指導、勧告を行うものとする。
(所属長の職務)
第6条 所属長は、その課における文書事務を文書取扱いの原則に従って行い、常に事務能率の向上に努めなければならない。
2 所属長は、その所管に属する文書事務について包括的責任を負い、その取扱いについては迅速適正に処理されるよう職員を指導しなければならない。
3 所属長は、その所管に属するファイリングシステムについて課内の基本方針等を企画し、その促進に努めるとともに、その状況を絶えず調査して課の文書事務が円滑適正に行われるよう常に留意しなければならない。
(文書主任者)
第7条 課に文書主任者1名を置く。
2 文書主任者は、課長補佐又は係長のうちから、所属長が指名する。
3 文書主任者は、上司の命を受け、文書担当者と協力して、課における次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の受領に関すること。
(2) 文書基準表の調整に関すること。
(3) ファイリングシステムの推進及び具体的な運用手続の策定に関すること。
(4) 文書管理方法の周知徹底とその研究改善に関すること。
(5) その他文書整理の推進に関すること。
4 第1項に規定する文書主任者のほか、所属長は、課における文書事務に支障がないよう文書主任者の職務を代行する者をあらかじめ指定しておかなければならない。
(文書担当者等)
第8条 係に文書担当者1名を置く。
2 文書担当者は、所属長が指名する。
3 文書担当者は、文書主任者の指示を受け課における次に掲げる事務を行うものとする。
(1) 文書の収受に関すること。
(2) ファイリングシステムの積極的な推進に関すること。
(3) 文書基準表の作成に関すること。
(4) その他の保管等文書整理に関する実務上の業務に関すること。
4 第1項の文書担当者のほか、係長は、課における文書事務に支障がないよう文書担当者の職務を代行する者をあらかじめ指定しておかなければならない。
(文書の記号及び番号)
第9条 文書は、受付時に番号を付さなければならない。ただし、事件が完結するまでは同一番号に枝番を用いなければならない。また、番号記入基準は、会計年度による。
2 文書番号の前に当該会計年度の数字及び広川町・主務課係名の頭文字を付さなければならない。ただし、簡易な文書又は庁内文書についてはこれらを省略することができる。
第2章 文書の受領、配布及び収受
(文書の受領)
第10条 町役場に郵送された文書は、総務課において受領する。
2 諸証明の申請等窓口事務に係る文書及び直接課に持参された文書等については当該課において受領する。
3 郵便料金の未払又は不足の郵便物は、公務に関すると認められるものに限り未払又は不足の料金を支払ってこれを受領することができる。
4 ファクシミリ文書及び電子メール文書については、当該課において受領する。
(権利義務に関する文書の受領)
第11条 訴訟書、審査請求書、各種陳情書その他文書受領の日時が権利義務の得失に関係するものについては、取扱者は受領の日時を明記してこれに印を押し、かつ、その封筒を添付しなければならない。
(勤務時間外文書の取扱い)
第12条 勤務時間外に到着した文書は、当直室において受領し、次により整理しなければならない。
(1) 受領した文書は、散逸しないように一括保管し、勤務時間になって速やかに総務課に引き継ぐこと。
(2) 緊急の処理が必要と認められるものは、文書主管課長に連絡し、その指示を受けること。
(文書の仕分)
第13条 総務課の職員は、受領した文書を次に定める方法により処理しなければならない。
(1) 一般文書、親展文書及び電信
ア 課長以下の具体的な職あての文書及びあて先課名が明記されている文書は開封せず、当該職に係る文書棚へ仕分けすること。
イ その他 開封し、関係課の文書棚へ仕分けする。
(2) 書留文書及び現金書留文書
ア 書留文書(定額小為替・切手及び現金が入っている郵便を含む。)及び現金書留文書については郵便請求記録簿(様式第1号)に所定の事項を記入の上、関係文書主任者の受領印を徴して配布すること。
(文書主任者の文書の受領)
第14条 文書主任者は、次に定めるところにより、文書を受領しなければならないものとする。
(1) 一般文書、親展文書及び電信
毎日、文書棚まで出向き、当該課に係る文書を受領すること。
(2) 書留文書及び現金書留文書
総務課の職員からの通知により、印鑑持参の上同職員から受領すること。
(文書の収受)
第15条 文書担当者は、文書主任者から受領した文書を文書整理簿(様式第2号)により処理し所属長に配布しなければならない。
(1) 案内状及び挨拶状
(2) 新聞及び雑誌の文書
(3) 庁内文書
(所属長の文書処理)
第16条 所属長は、文書の配布を受けたときは、自ら処理するものを除くほか、その処理方針等を示して関係係長に交付しなければならない。
2 交付を受けた係長は、前項に準じて担当者に交付しなければならない。
3 所属長は、第1項の規定にかかわらず、重要な文書については、係長に交付する前に上司の閲覧及び指示を受けなければならない。
(文書の所管決定)
第17条 所属長は、配布を受けた文書のうち当該課の所管に属しないもの又は所管が明らかでないときは、直ちにその理由を付して、文書主管課長に返却しなければならない。
2 文書の所管が明らかでないとき、又は疑義があるときは、文書主管課長は、関係所属長及び上司と協議の上これを決定するものとする。
第3章 文書の起案
(起案)
第18条 文書の起案は、文書起案用紙(様式第3号)を用いて行うものとする。ただし、帳票を用いて行う定例的な証明書の発行その他これに類するものは、当該帳票の余白に必要な事項を記入して処理するものとする。
(起案文書の変更)
第19条 起案者は、起案内容に重要な変更があったときは、その旨を関係職員に通知し、再度起案しなければならない。
(起案文書の廃棄)
第20条 起案文書が決裁に至る途中で廃案となったときは、起案者又はその上司は関係職員にその旨を連絡し、起案文書を廃棄しなければならない。
(文書の発信者名義)
第21条 文書の発信者名義は、原則として町長名を用いるものとする。ただし、行政機関の長その他法令により権限を有する者(委任を受けている者を含む。)及び軽易な文書又は庁内文書については、決裁者の指示により副町長以下課長までの職氏名をもって発信することができるものとする。
2 前項の発信者をもって処理する文書には、必要に応じて主務課・係等名を付記しなければならない。
3 公印の印影を印刷して使用する文書については、第1項の規定にかかわらず職名のみによることができる。
第4章 文書の決裁
(合議)
第22条 起案文書のうち他課に関係のある事案については、主務所属長は関係部課長(課長補佐及び係長を含む。)と合議しなければならない。
(代決)
第23条 広川町事務決裁規程(昭和58年広川町規程第2号。第26条において「決裁規程」という。)の規定により代決したときは、印影の上部に「代」と表示するものとする。
(経由文書)
第24条 町を経由する文書については、第15条に準じて処理し、決裁を経て進達しなければならない。
(機密文書)
第25条 機密を要する文書は、欄外上部に「秘」の印を押し、別に上被をする等、他にもれない方法を講ずるか若しくは所属長・課長補佐又は係長が自ら持参して決裁を受けなければならない。
(後閲)
第27条 緊急を要する事件で町長・副町長又は課長の不在中に代決若しくは執行した事案中、後閲を必要と認めるものは、その欄外に「後閲」と朱書きしなければならない。
(例規文書)
第28条 例規の番号は、政策調整課で例規発件番号簿(様式第4号)により例規の種類ごとに1年(暦年による。)を通じた番号を記入しなければならない。
(議案)
第29条 議会に提出する議案は、各主務課でその案の骨子を具して政策調整課に回付しなければならない。
2 政策調整課は、前項の回付を受けたときは、必要に応じ立案の手続をとらなければならない。
第5章 文書の施行
(公印の押印)
第30条 施行文書には公印を押印し、契印で起案文書と割印しなければならない。ただし、次に掲げる文書にはこれを省略することができる。
(1) 案内状、礼状、あいさつ等の書簡、祝辞その他これに類する文書
(2) 町役場の内部の文書で権利の得喪又は変更に関係のないもの
(3) その他軽易な文書
(公印の使用)
第31条 公印の使用については、広川町の公印に関する規程(昭和58年広川町規程第4号)に定めるところによる。
(各課における文書の発送手続)
第32条 文書の発送は、郵送又は使達により総務課で行う。ただし、急を要するもの及び勤務時間外等やむを得ないときは、文書主管課長の承認を受け、主務課において取り扱うことができる。
2 文書、物品を発送しようとするときは封入、包装その他発送に必要な処理をし、急施を要する場合を除くほか、毎日午前9時までに総務課へ回付しなければならない。
4 前項の発送に要する費用は、総務課において支払うものとする。ただし、あらかじめ予算措置されているものについては、この限りではない。
(特別の取扱いを要する発送文書)
第33条 発送文書で速達又は親展等の取扱いをするものは、その文書及び封筒に「速達」又は「親展」の表記をしなければならない。
2 金券、有価証券その他重要な文書、物品は、書留郵便によらなければならない。
第6章 文書の整理
(文書の整理)
第34条 文書の整理、保管及び保存は、原則として、ファイリングシステムによるものとする。
(保管単位)
第35条 文書の保管は、課単位で行うものとする。ただし、事務室の状況等により、文書主管課長が他の保管単位によることが適当と認めるときは、この限りではない。
(保管用具)
第36条 文書の保管及び整理は、原則としてキャビネット及びファイリング用具を使用するものとする。ただし、キャビネットに収納することが適当でない文書については、その他の保管庫等を使用することができる。
2 キャビネットは、可能な限り保管単位ごとに一定箇所に集中配列しなければならない。
(文書基準表の作成等)
第37条 文書担当者は、文書主管課長が指定する期限までファイル基準表(様式第7号)を2部作成し、文書主任者に提出しなければならない。
2 文書主任者は、文書担当者が作成したファイル基準表を調整し、所属長の決裁を受けた後、一部を保管し、一部を文書主管課長に随時提出しなければならない。
3 文書主任者は、ファイル基準表の記載事項を変更したときは、変更内容を当該基準表に記載するとともに、所属長の決裁を受け文書主管課長に届けなければならない。
(未完結文書の整理)
第38条 事務処理が完結していない文書(以下「未処理文書」という。)は、職員別又は業務別に作製した個別フォルダーに入れて、ファイルボックスによりキャビネットの一定の位置に収納しておかねばならない。
(完結文書の保管)
第39条 完結文書は、ファイル基準表に定める文書分類別に整理し、個別フォルダーにいれ、フォルダーボックスによりキャビネットで保管しなければならない。ただし、個別フォルダーに入れて整理することが適当でないものについては、その他のファイリング用品により保管することができる。
2 事務室におけるキャビネットでの保管に当たっては、当該会計年度の完結文書(以下「年度文書」という。)又は当該暦年で処理すべき完結文書(以下「暦年文書」という。)と前年度の年度文書と前年度の暦年文書を区分して収納しなければならない。
(退庁時の文書管理)
第40条 職員が退庁するときは、その所管に係る文書を漏れなく所定の場所に収めなくてはならない。
(文書の貸出し等)
第41条 文書の持ち出し、文書の貸出しを受け、又は文書を閲覧しようとするものは、所属長の許可を受けなければならない。
(完結文書の保存)
第42条 保存を必要とする完結文書は、保存する期間(以下「保存年限」という。)別に個別フォルダーごと保存箱に収納しなければならない。ただし、保存箱に収納することが適当でないもの(文書主管課長の許可を受けたもの)については、この限りではない。
(保存期間の起算)
第43条 完結文書の保存期間は、年度別に保存するものにあっては当該文書の完結年月日の属する年度の翌年度の初日から、暦年別に保存するものにあっては、当該文書の完結年月日の属する年の翌年の初日から起算する。
(保存年限の種別及び基準)
第44条 文書の種別及び保存期間は、次の基準に基づきファイル基準表に定めるものとする。
(1) 永年保存(10年ごとに見直しを行う。)する文書
ア 条例、規則その他の重要な規程類の制定、改廃に関する文書
イ 告示及び公告に関する文書で特に重要なもの
ウ 国・県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
エ 町の沿革に関する文書、統計、図面
オ 通知、申請、届け出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち特に重要なもの
カ 歳入歳出予算書及び決算書(主管課)
キ 町議会の会議録及び会議結果報告書
ク 職員の任免、賞罰等に関する文書及び履歴書
ケ 表彰及び褒章に関する文書で重要なもの
コ 不服申立て、訴訟、和解等で特に重要なもの
サ 原簿、台帳、図面、建物竣功図面等で特に重要なもの
シ 調査研究報告書、統計書、年報等で特に重要なもの
ス 町有財産の得喪、変更及びこれに関する登記関係の文書
セ 諮問、答申等に関する文書で特に重要なもの
ソ 契約書、協定書等で特に重要なもの
(2) 10年保存する文書
ア 告示及び公告に関する文書
イ 国、県の行政機関の諸令達で将来の例証となる文書のうち重要なもの
ウ 通知、申請、届出、報告、通達等で将来の例証となる文書のうち重要なもの
エ 町議会に関する文書で重要なもの
オ 公課に関する文書で重要なもの
カ 監査に関すること
キ 供給計画及びその資料に関する文書
ク 諮問、答申等に関する文書で重要なもの
ケ 契約書等で重要なもの
コ 請願及び陳情等に関する文書
サ 歳出(証拠書類)に関する文書
(3) 7年保存する文書
ア 町税台帳及び町税に関する文書
イ 歳入(証拠書類)に関する文書
(4) 5年保存する文書
イ 通知、申請、届出、報告、通達等の文書
ウ 諮問、答申等に関する文書
エ 決算を終わった重要な工事の設計書、工事命令書及び検査復命書
オ 非常勤、臨時職員の雇用等職員の服務(勤務整理簿)に関する文書
(5) 3年保存する文書
ア 勤務整理簿、旅行命令簿、年次休暇等職員の服務に関する文書
イ 決算を終わった工事の設計書、工事命令書及び検査復命書
ウ 通知、申請、届出、報告、通達等の文書で軽易のもの
エ 文書の収受及び発送に関する文書
オ ファイル基準
カ 滞納処分関係文書
(6) 1年保存する文書
ア 通知、報告、照会、回答等の文書で特に軽易なもの
イ 予算、決算及び出納に関する文書で容易なもの
ウ 一時限りの処理に属する文書
エ 官報、県報
(7) 法令等により保存年限が定められている場合は、その保存年限による。
(8) 保存年限の種別に基づく文書の種類は、主管所属長が保存年限別にリストを作成し、文書主管課長に提出しなければならない。
(保存文書の引継ぎ)
第45条 所属長は、保存文書を収納した保存箱に文書保存リスト(様式第8号)を添えて毎年6月末日までに文書主管課長に引き継がなければならない。
2 文書主管課長は、引継ぎを受けた保存文書を保存期間が経過するまで書庫において保存しなければならない。
3 前項の規定にかかわらず、事務処理上引継ぎができない完結文書その他引継ぎができない特別の理由があると認められる完結文書については、所属長は、文書主管課長の承認を受けて、当該所属長が指定する場所において保存することができる。
(書庫の管理)
第46条 書庫は、文書主管課長が管理し、その管理に当たっては、次に掲げる事項に留意しなければならない。
(1) 常に清掃し、整理しておくこと。
(2) 火災及び盗難の防止に努めること。
(3) 湿気、虫害等の予防に努めること。
(書庫に収蔵している文書の貸出し等)
第47条 書庫に収蔵した文書の貸出し等を受けようとする職員は、主務所属長の許可を受けて、文書主管課長に申し出なければならない。
2 文書主管課長は、貸出し等の期間であっても、必要と認めるときは、当該文書を返却させることができる。
3 書庫に収蔵した文書の貸出し等を受けた職員は、当該文書を庁舎外に持ち出し、又は転貸してはならない。ただし、やむを得ない理由があると主務所属長が認め、文書主管課長の許可を得た場合に限り、庁舎外に持ち出すことができる。
第7章 文書の廃棄
(文書の廃棄)
第48条 文書主管課長は、保存期間の満了した文書については、関係所属長にその旨を通知する。関係所属長は、通知を受けた保存文書は、速やかに廃棄しなければならない。
2 前項の場合において、保存期間が経過した文書であっても、関係所属長の要請により、文書主管課長が必要と認めるものは、更に期間を定めて保存することができる。
3 文書主管課長は、第1項の規定により廃棄することが決定した文書のうち歴史的又は文化的に価値があると認められるものについては、資料として保存することができる。
(廃棄の方法)
第49条 文書の廃棄は焼却、溶融、裁断等の方法により行うものとする。
2 機密に属する文書、個人情報又は印影等で悪用のおそれがあると認められるものについては、関係職員立会いのもとに処理しなければならない。
第8章 雑則
(出先機関の文書取扱い)
第50条 出先機関における文書事務の取扱いについては、この規程に準じて行わなければならない。
(準用)
第51条 この規程に定めるもののほか文書事務に関しては、国において一般通則として確立している事項を例とするものとする。
(委任)
第52条 この規程の施行に関し必要な事項は、別に定める。
(組合への移管)
第53条 文書主管課長は、保存期間が経過した文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものについては、関係所属長と協議の上、福岡県自治振興組合へ移管し、福岡県市町村公文書館において適切な保存及び利用を確保するものとする。
附 則
この規程は、平成13年11月16日から施行する。
附 則(平成16年3月4日告示第13号)
この告示は、公布の日から施行する。
附 則(平成17年9月20日告示第55号)
この告示は、平成17年10月1日から施行する。
附 則(平成18年10月11日告示第43号)
この告示は、公布の日から施行する。
附 則(平成19年3月8日告示第16号)
この告示は、平成19年4月1日から施行する。
附 則(平成20年2月13日告示第5号)
この告示は、公布の日から施行する。
附 則(平成24年3月23日告示第13号)
この告示は、平成24年4月1日から施行する。
附 則(平成24年10月15日告示第55号)
この告示は、公布の日から施行し、平成24年4月1日から適用する。
附 則(平成28年3月31日告示第30号)
この告示は、平成28年4月1日から施行する。